论企业管理费用的控制措施

　　张卓 大连左迪特贸易有限公司  116011

　　【摘要】随着社会经济的发展，企业面临着越来越激烈的竞争，为了更好地生存和发展下去，企业管理者应该注意到企业管理费用与企业利润之间的紧密关系，控制企业管理费用已成为当今企业发展的必经之路。本文围绕企业管理费用中差旅、办公、招待、通讯等方面的费用进行探讨，并提出相应管理措施。

　　【关键词】企业管理费用差旅办公招待通讯

　　一、差旅费用的控制

　　第一，企业要充分掌握历史差旅费用信息，并在分析此类信息的基础上建立一系列的差旅费用管理政策，最好能细致入微地体现企业的风格和文化，在缩减成本的同时对员工进行差旅政策的培训，力求做到让员工对相关政策了解、熟悉并满意，让企业差旅费用的控制的过程顺利进行；第二，差旅政策策划好后，要制定或选派专门的人员进行负责管理。企业可以专门设立一个部门、成立一个小组或任命人员行使差旅管理职责；第三，可以选择可靠专业的商务旅行服务管理商，帮助企业对差旅费用进行系统管理，减少企业差旅费用。比如在国内已非常有名气的纵横差旅通，它以"低成本、零缺陷、重诚信、高透明、高效率"为服务导向，与传统的差旅费用解决手段不同的是，该管理商独创了B2B+B2C在线服务解决方案，提供了事前、事中、事后的差旅管理运营体系，经过精心的设计，为企业客户提供了易用、易控、易管的操作平台，以及具有差旅政策强制执行、预警和控制等功能，提升了企业的整体管理水平；第四，对于每月的差旅费支出，在自身的费用标准化体系下，企业要进行事后研究、探讨、分析，为以后的差旅费用支出提供有效的参考信息，以便企业做好费用预算规划。

　　二、办公费用的控制

　　随着社会的进步和科技的发展，企业在办公方面要解放思想、大胆革新，占有技术优势的协同办公系统是控制办公费用最完美、成熟、高效的解决途径。协同办公系统是以自有技术和产品为基础，结合知名先进技术服务商的优势技术，对政府单位的知识进行有效地管理，实现政府机关资源的合理整合、进行电子政务等目标。协同办公系统的运用是集团一级的复杂的项目，以网状沟通为技术目标，融入业务管理为管理目标。它的覆盖范围很广，各机构基本上都能应用它进行协同。但总部工作员工和总部以外工作员接入系统的方式不一样，前者以局域网的方式，而后者是互联网。此系统能为企业办理大多数业务，具有强大的功能。协同办公系统表面上看似改变了办公手段，其实它对整个办公管理体系进行了革新，它建立在人人可参与信息管理理念的基础上，给办公人员提供沟通、共享、协同等共同办公的机会，使得信息交流更加安全可靠、方便快捷，且该系统的成本低廉，大幅度提高了工作效率。总之，企业使用协同办公系统的益处在于：

　　1.提高办公效率。有了协同办公系统，企业信息的发送再也用不到纸面打印、派发、签收和转发等复杂程序，只需要通过系统完成简单的发布过程就可以了，而且发布的信息绝对不会出现错误接收的结果，精准、快捷、方便且缩减了成本费用。而且，协同办公系统提高员工办事效率的同时也减轻了员工的工作量，以往员工之间都通过QQ、MSN、传真、电话或电子邮件等手段进行信息和文件的传送，这些方法既费时又费力，通过协同系统在线信息发布功能，员工之间可以很容易地传送信息，事务处理的效率毫无疑问地提高了，同时也减少了办公费用。

　　2.规范事务处理。企业有一项基本的行政办公制度:签呈制度。可是仔细地观察以往的签呈制度，却发现其执行过程中有一系列问题：填写不完整、涂改、代签、假冒等。有了协同办公系统，企业可以将一些常见的公务用模板以保存等方式规范起来，要签呈的内容和审批的流程都有模子进行参照，客户出差错的几率就会大大降低，涂改、代签、假冒等违规行为自然也就不会发生。如果遇到需要外出人员签署意见的情况，在传统签呈制度下，一般是靠打电话或代签的方法办理，但这显然有着严重的缺陷，比如使得意见表达不够清楚、内容不够完整、断章取义等等；而在协同办公系统下，外出人员只需要有界面登陆系统，就能够随时随地亲自办公，再也不需要他人的介入，办公质量和效率会有明显升高的趋势，办公事务的处理也会规范化许多。

　　3.实现有效时间管理。企业办公都有一定的公务处理过程，也要求员工尽快完成自己手头的工作。但因以往企业并没有具体的时间管理的机制，所以无法检测员工是否按时完成了任务，员工工作的积极性无法调动，工作效率自然也上不去。如果利用协同办公系统，每件公务的发起人、发起时间、审批人、审批时间等都能被记载并查看，还可以在其中设置办公的时限，它会自动判断员工办公是否超出了时限。这种具有一部分压力性质的时间管理机制，可以让一部分员工变压力为动力，提高办公效率，同时对另一部分员工来说，也对其工作起到督促作用，充分调动员工的积极性。

　　4.建立良好服务平台。传统的办公模式下，员工在工作中遇到问题无法解决时，就会向他人询问，在极大地浪费时间的代价下却不能保证自己能获得准确的答案；而协同办公系统在论坛上建立的专门的服务咨询平台，面向全体员工开放，为其提供问题咨询与解决的服务。在这个系统中，无论什么部门、什么职位的员工都可以在上面提出问题并寻求答案，只要发出自己的疑问，与疑问相关的部门员工就会负责解答。

　　三、招待费用的控制

　　在当前经济形势下，公务接待活动愈来愈多，招待成本越来越昂贵，招待费用的控制难度越来越大、时间越来越紧迫。企业必须加强对招待费用的管理，戒奢倡廉，降低运营成本，促进企业利润。企业首先要结合自身实际情况制订出接待的具体管理办法,对业务招待费用，要任命一个专门管理部门进行管理。这个管理部门对于被招待对象要统一审批,统一安排,确保每个人的分工，使得管理和接待人员各司其位，有效地降低成本，且对不同对象采用不同的结算方式、招待标准等，合理分配招待资源；其次企业在招待前应做好物质准备，最好亲自采办，酒水、香烟可以自己批发到手,然后由保管员保管,到了招待的时候向保管员领取，这样企业就能利用批发和零售的差价,每次都能减少招待费用的支出。在结账的时候,一千元以下的招待费用以现金结，大面额的除了指定人员之外,其他任何人不得在任何招待场合签单。报销招待费时,要附接待申请单、审批单,否则,不予报销。对超标准、范围、规格、先招待后审批等不规范现象,企业领导要坚决抵制，给予合理惩罚，杜绝再次发生；最后企业要加强接待管理办法的宣传力度,传授接待费用有效管理经验，让每一位员工都有增收节支、勤俭节约的绿色意识。

　　四、通讯费用的控制

　　随着电话的产生和不断的发展，一个企业的运作已经离不开大量的电话沟通，尤其是大型的企业。所以，通讯费用在企业管理费用中具有特殊的重要地位。在此，笔者认为网络的诞生，对于通讯费用的控制其实是个绝好的机会，合理的利用网络通讯资源，降低通讯费用是很好的办法。

　　目前有一种最省钱、最实惠的通讯工具，它就是网络电话，主要通过互联网传输、语音通话等方式实现企业人员通话。对于大中型企业来说，利用语音网关搭建企业VoIP网络电话系统是明智的选择，有了该系统，企业不仅可以实现内部的免费通话，还可以在总公司和子公司之间、不在同地区的子公司之间甚至分布在世界各地的子公司之间都可以实现免费通话，且拨打普通电话的资费也十分便宜。

　　此外，有了电子邮件，就可以解决传真过多带来的纸张浪费的情况，实现无纸办公的绿色环保理念。也可借助QQ、MSN等即时通信工具进行企业与客户间、企业员工之间的沟通，不仅方便快捷，提高办公和信息交流效率，而且能很好地起到控制通讯费用的作用。

　　五、管理费用的总体控制

　　现今状况下，管理费用的不断增大越来越成为企业的一种通病,使得企业的管理难度越来越大。对管理费用进行有效控制成为企业愈来愈急迫的任务，无论是差旅、办公、招待、通讯等以上四项费用，还是其他费用的控制，我们都要强调规范化、精细化管理，实行预算控制，建立费用标准化管理体系，强调压缩管理性支出，建立严格审核和管理的费用报销系统，严格按照审批流程和权限进行审批，强化预算管理，控制预算外支出，真正实现企业管理费用的合理分配，提高企业经济效益。

　　六、总结

　　随着全球化趋势越来越明显，企业之间竞争的激烈程度不言而喻，明白了企业管理费用的控制与企业利润息息相关之后，企业家们必须做好控制管理费用的准备，积极展开措施，确保企业在大的经济浪潮下平稳、健康的生存和发展下去，为企业自身创下美好的未来。

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